はじめに
このエントリーを書こうと思ったきっかけは、普段オンライン上で懇意にしてもらっているみやひろ@webディレクターさんからのこんなTweetでした。
確かに、ことコロナ禍に入ってオンラインでのツール群をコニュニケーション手段として使うようになってからは、通知地獄、とまではいかないけれども、ひっきりなしにやってくる通知に自分の作業の手を止めなければいけないというパターンは増えてきましたね。実際に、自分もメールの通知、Slackの通知、Teamsの通知がひっきりなしにやってきていて、おまけに現職ではミーティングの数が1日平均して3〜4件と多いので、それも含めて自分自身の作業が滞ることもしばし。
とはいえ、もうこれからの時代通知機能を完全に切る、というやり方はコニュニケーションロスが生じてしまうので、自分なりにどのようにしてうまく通知機能と付き合っていくのかをまとめてみることにしました。
コニュニケーションツールの通知とどう付き合うか
私が所属しているプロジェクトではSlackをコニュニケーションツールとして使用しているので、それを前提にして書いていきます。
まず、現時点で自分がどのくらいのチャンネルに所属しているのかを数えてみたら、32チャンネルもありました! 人によってはもっと多くのチャンネルに参加しているのかもしれないですが、これだけのチャンネルから通知が来てしまうとそりゃ大変です。なので、こういう風にして主としてウォッチするチャンネルを絞り込んでいるのと同時に、逆に相手を通知で困らせないようにコントロールをかけています。
宛先を絞り込む
つまり、Slackでいうところの@channelや@hereを可能な限り使わず、連絡を取りたい人に対してあくまでもチャンネル上で呼びかける、ということです。ポイントとしては以下の通り。
- @channelや@hereを使わないことにより、無用な通知を増やさない
- かつ、チャンネル上(≠DM)でコンタクトを取ることにより、属人化を防いで誰でも横から会話に参加できるようにする
スター機能を使って、常時確認するべきチャンネルを絞り込む
先ほど32チャンネルに所属しているというお話を書きましたが、そのうちにどうしてもみなければいけないチャンネルって大概限られているんですよね。なので、Slackのスター機能を使って常時確認する対象にしているチャンネルを、担当している案件によって常時最大5つくらいまで絞り込んでいます。以下のような感じで。
これだけでも結構負担は軽減されますね。それ以外のチャンネルは、メンションが飛んできたら応答するけれども、そうでない限りはさらっと読み流す程度にしています。
メールの通知とどう付き合うか
次に多いのはメールの通知。これもまた大変ですよねぇ。流石に仕事メールの画像を公開するのは厳しいので、プライベートでの工夫を中心に書きます。
ちなみに、プライベートでも1日あたりでメールは平日30通くらい受け取っているのですが、そのうちにやりとりとかしなければいけないメールの数って1/10くらいなんですよね。なので、こういう形で対応しています。
メールソフト(MUA)を2種類併用する
これってすごーく非効率なように見えるのですが、特にGmailなんかを使っている人だと、とにかくありとあらゆるメールが流れ込んでくるので、とてもじゃないけれども全部のメールを読んでいる暇がないわけです。
なので、メールソフト(MUA)を、
- 通知を見るためだけのもの
- きちんと仕分けをして本文をきちんと読んだり返信したりするもの
に分けています。私の場合、前者にはSparkを、後者にはGyazMailを使用しています。Gmailアカウントには、個人で保有しているすべてのメールアカウントから転送をする設定にしているので、Sparkには事実上すべてのメールが流れ込んできます。とにかくこれを通知機能でちらりと見るだけ。即時返信が必要なものを除いては基本的に返信しません。
で、GyazMailの方で実際にちゃんとメールを読んだり必要に応じて返信したりするわけですが、メールのやり取りをしている方はご存知の通り、返信する時間を基本的に7:00台から8:00台にルーチンとして決めています。もちろん緊急でやりとりしなければいけない場合は別ですけれども。そのようにして、タスクを行う時間を自分の中であらかじめ決めておくことによって、コントロールをかけています。直接的には通知とつきあうTipsとは関連しないかもしれませんが、そのタスクを行う時間を決めるというのも大事なのかなと。
通知音を出さないという心理的安全性
そうそう、個人的にはこれが一番大事なんじゃないかと思っているんですが、仕事用のPCでは基本的にスピーカーの音量をゼロにして、あらゆる通知音を出さないようにしています。でないと通知音そのものがだんだんストレスになってくるんですよねぇ。どうせ通知は視覚でわかるものだから、視覚で済むものに関しては視覚から得る情報で済ませてしまえと。これだけでも通知に対する心理的安全性はかなり高まります。
もちろんですが
もちろんですが、通知されてくる情報にはなんらかの意味があって通知されてくるので、それに対して完全に無視を決め込むことはできないというのは自明です。ただ、その人に対して関係性のない情報まで何でもかんでも流されてしまうと、本当に通知に埋もれてしまう生活になるので、そこのところは、各々うまくコントロールしながら対応していくと、リモートワーク生活もだいぶ楽になるんじゃないかなと思います。
あくまでこれは私が実行している例なので、皆さんそれぞれ、皆さんなりの工夫をしていただければと思います。そしてそれを是非共有してもらえると嬉しいかな。